Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Prosesskriv ved Bernt Olav Thorsheim er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med tjenesten.

• Virksomhet: Org.nr. 936 324 991
• Kontakt: bernt@prosesskriv.no

Hvilke opplysninger vi samler inn

Vi samler inn følgende opplysninger i forbindelse med bruk av tjenesten:

• Kontoinformasjon — navn, e-postadresse, firmanavn og organisasjonsnummer som du oppgir ved registrering
• E-postadresse — avsenderadressen når du sender dokumenter til tjenesten
• Dokumenter — filer du sender inn for behandling (prosesskriv, bilag og andre vedlegg)
• Bruksdata — anonymisert informasjon om antall innsendelser og behandlingsstatus

Vi samler ikke inn informasjon gjennom cookies, sporingspikler eller tredjeparts analyseverktøy på nettsiden.

Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• Levering av tjenesten — for å motta, behandle og returnere dokumentene dine. Rettslig grunnlag: avtale (GDPR art. 6(1)(b)).
• Kontoadministrasjon — for å administrere brukerkontoer, autentisering og abonnementer. Rettslig grunnlag: avtale (GDPR art. 6(1)(b)).
• Fakturering — for å sende fakturaer og håndtere betalinger. Rettslig grunnlag: avtale (GDPR art. 6(1)(b)).
• Driftsmeldinger — for å sende viktig informasjon om tjenesten, som endringer eller driftsforstyrrelser. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f)).

Dokumentbehandling og lagring

Dokumenter du sender inn behandles automatisk og slettes kort tid etter levering. Vi lagrer ikke dokumentinnhold permanent.

• Midlertidig lagring — dokumenter lagres kun så lenge det er nødvendig for å fullføre behandlingen
• Automatisk sletting — originaldokumenter og resultatfiler slettes automatisk etter levering
• Kryptert lagring — alle filer krypteres med AES-256-GCM under behandling
• Nullkunnskapsarkitektur — vi har ikke tilgang til dokumentinnhold, filnavn eller e-postadresser i klartekst

For mer informasjon om sikkerhetstiltak, se vår sikkerhetsside.

Underleverandører

Vi bruker følgende underleverandører for å levere tjenesten. Alle behandler data innenfor EU/EØS og vi har databehandleravtaler med samtlige.

• Microsoft Azure — infrastruktur, database, fillagring og e-postkonvertering via Graph API/SharePoint (EU-datasenter)
• SendGrid (Twilio) — e-postlevering
• iLovePDF (iLoveAPI) — dokumentkonvertering, OCR og stempling (servere i Barcelona, Spania)
• OpenAI — AI-basert dokumentanalyse
• Stripe — fakturering og betalingshåndtering
• Vercel — hosting av nettsiden

Ingen av våre underleverandører bruker dokumentinnhold til å trene AI-modeller eller deler data med tredjeparter.

Dine rettigheter

Som bruker har du følgende rettigheter under GDPR:

• Innsyn — du kan be om en oversikt over hvilke personopplysninger vi har om deg
• Retting — du kan be om at uriktige opplysninger korrigeres
• Sletting — du kan be om at alle dine data slettes
• Dataportabilitet — du kan be om å få utlevert dine data i et maskinlesbart format
• Innsigelse — du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse

For å utøve dine rettigheter, send en e-post til bernt@prosesskriv.no. Vi vil svare innen 30 dager.

Oppbevaringstid

• Kontoinformasjon — lagres så lenge kontoen er aktiv, og slettes ved forespørsel eller 12 måneder etter siste aktivitet
• Dokumenter — slettes automatisk kort tid etter levering
• Fakturainformasjon — oppbevares i 5 år i henhold til bokføringsloven
• Sesjonsdata — innloggingssesjoner utløper automatisk etter 30 dager

Overføring til utlandet

All data behandles og lagres innenfor EU/EØS. Vi bruker kun underleverandører som tilbyr databehandling i Europa. Dersom overføring til tredjeland skulle bli nødvendig, vil dette kun skje med tilstrekkelige garantier i henhold til GDPR kapittel V.

Sikkerhetstiltak

Vi har implementert tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene dine, herunder kryptering av data både under transport (TLS) og ved lagring (AES-256-GCM), nullkunnskapsarkitektur, og automatisk sletting av dokumenter.

Se vår sikkerhetsside for en fullstendig oversikt over sikkerhetstiltakene våre.

Klage

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg til å kontakte oss først slik at vi kan forsøke å løse saken.

Kontakt

Spørsmål om personvern kan rettes til bernt@prosesskriv.no.